5 Permasalahan Penting Yang Harus Diperhatikan Saat Event Berlangsung

Keberhasilan suatu event yang menarik adalah hasil yang bergantung dari proses pengerjaan dan pengelolaan event yang konstan. Bukan hanya tentang persiapan, tim, sponsor, atau bintang tamu dan pembicara. Beberapa hal penting yang bisa kamu kendalikan untuk mensukseskan eventmu adalah bagian pengawasan dan perhatian pada kelangsungan event. Tim dan staff yang bersiaga tetap akan membutuhkan instruksi yang tepat dari perhatian dan pengawasan yang kamu lakukan. Semua itu karena, masalah-masalah, kendala, tantangan, maupun bahaya yang yang mengancam, dan tidak terduga sangat mungkin sekali untuk bisa terjadi ketika event berlangsung. Dalam kasus ini Pengawasan dan perhatian kelangsungan event yang kurang akan merugikan peserta event yang sudah datang.

Untuk melakukan nya kamu perlu sebuah indikator kunci. Satu hal penting yang perlu menjadi prioritas perhatian dan pengawasanmu. Tujuannya agar event yang susah payah kamu adakan tidak menjadi tempat ngantuk dan nganggur orang yang datang. Indikator kunci tersebut adalah peserta event itu sendiri. Berikut dibawah ini, Digiserti.id akan menunjukan untuk kamu. Hal-hal seperti apa yang harus diperhatikan dari peserta event. Untuk mencegah event yang berlangsung jadi garing dan boring.

Kurangnya keterlibatan dan partisipasi peserta event

Orang-orang sibuk dengan gawai android mereka | Picture by ROBIN WORRALL on pexels.com

Jangan sampai peserta event merasa hanya jadi pendengar yang duduk berjam-jam. Kamu tidak akan pernah tahu orang seperti apa yang datang ke eventmu. Bisa saja orang tersebut adalah orang yang berteman atau punya kenalan dekat orang penting atau orang berpengaruh.  Kalau dibiarkan terjadi, Hal ini akan membuat peserta event yang datang ke event jadi tidak punya hal menarik untuk diceritakan atau dibagikan di akun media sosial mereka. Termasuk juga pada sirkel sosial mereka yang biasa nya penasaran tentang teman atau kenalan dekat yang datang ke suatu event.

Suara speaker dan sound-system event tidak jelas

Kumpulan perangkat audio yang tidak tertata | Picture by Khristian Ortiz on unsplash.com

Jelas hal ini akan membuat Peserta event kesulitan mendengar apa yang disampaikan pembicara atau host acara. Satu hal ini sangat penting buat diperhatikan, terutama dalam acara-acara seperti seminar, workshop, dan talkshow. Dimana kejelasan suara adalah sebuah komponen event yang sangat krusial. Gangguan-gangguan seperti ini biasa nya terjadi karena kesalahan persiapan perangkat audio yang kurang benar. Sebab masalah lain nya bisa juga datang dari luar acara seperti suara keras mesin konstruksi banguanan, keramaian pejalan kaki dan kendaraan, demo buruh, dll. Berhati-hatilah pada sumber-sumber gangguan suara dari dalam dan luar.

Suhu ruangan tempat event, cahaya dan ketenangan yang mencukupi

Matahari terik saat siang hari | Picture by CHUTTERSNAP on unsplash.com

Bisa diakui kalau menghadiri event dibawah terik matahari yang bikin kulit gosong. Tidak senyaman itu kalau dibandingkan dengan event yang diadakan didalam ruangan teduh, sejuk, ber-Ac yang cahaya pas dan tidak terlalu terang. Kenyamanan dan kualitas tempat yang bikin betah, kalau tidak ditangani dengan perhatian yang baik. Akan membuat Peserta event merasa sulit untuk fokus berpartisipasi. Karena lingkungan yang tidak mendukung dan tidak kondusif.

Host, pembawa acara, atau pembicara tidak memperkenalkan dan menjelaskan event yang dihadiri secara berkala

Illustrasi tanda tanya bercahaya dalam gelap | Picture by Emily Morter on unsplash.com

Komedian asal Amerika serikat pemenang Grammy award pernah berkata seperti ini “Think of how stupid the average person is, and realize half of them are stupider than that.” ― George Carlin

yang mana kalau diterjemahkan maka artinya seperti dibawah ini.

“Pikirkan saja seberapa bodohnya rata-rata kebanyakan orang di dunia dan sadarilah setengah bagian dari orang-orang tersebut lebih bodoh dari setengah bagian lain nya.”

Sebagian besar orang enggan membahas hal-hal seperti ini. kalau sesungguh nya kebanyakan orang yang datang ke event itu sama sekali tidak paham event apa yang mereka hadiri. Mereka hanya tahu ‘wow, bagus kaya nih event, coba datang ah.’ Orang itu ketika menemukan suatu event yang menarik. Mereka jauh lebih berminat untuk mencari tahu cara ikutan eventnya, siapa contact person nya, bayar nggak, dan apa saja rangkaian isi event nya. Kemudian melupakan satu hal penting yang harus nya mereka ketahui dari awal. Yaitu isi event tersebut atau lebih tepatnya event nya itu tentang apa. Padahal untuk bisa mendapatkan value atau pengalaman partisipasi suatu event itu. Pertama, sangat perlu dulu buat paham isi event nya tentang apa dulu. Jika pemandu acara kurang mengulangi tentang ide dan value event yang ditawarkan. Entah peserta event bodoh atau tidak, peserta event merasa kesulitan memahami tema, isi atau pesan event tersebut.

Keseruan dan kemeriahan event yang redup

Sebuah kembang api yang menyala redup dalam gelap | Picture by Eric Han on unsplash.com

keseruan dan kemeriahan suatu event menjadi faktor penting. Yang membuat peserta-peserta yang hadir mengikuti event yang kamu adakan sampai selesai. Dan juga mengikuti event-event lainnya yang akan kamu adakan di masa depan baik itu online atau offline. Satu hal yang perlu diingat dalam membuat event seru dan meriah. Pemandu acara atau pembicara, tidak bisa menjadi satu-satunya komponen penunjang keseruan dan kemeriahan suatu event. Harus ada kegiatan-kegiatan pendukung, fasilitas, kuis, games, hiburan menarik atau fitur keren dari suatu acara. Untuk menjaga agar peserta event tetap berpartisipasi. Kalau tidak, peserta event akan merasakan kalau suasana event terlalu kaku, kering, tegang dan canggung. Alhasil mereka pun tidak lagi tertarik untuk menghadiri event sampai tuntas dan bisa jadi tidak tertarik untuk ikutan event-event lain nya.

Untuk event webinar sendiri, sebenar nya ada beberapa fitur keren yang bisa bikin event jadi seru, seperti yang sudah dibahas sebelum nya di artikel ini Fitur Zoom Ini Bisa Membuat Webinarmu Semakin Seru

Dalam kasus apapun, sangat penting bagi suatu event apapun format dan rangkaian acara nya agar tetap seru dan meriah dengan cara masing-masing. Agar peserta event bisa lebih aktif lagi berpartisipasi. Peserta yang lebih aktif akan lebih semangat memperhatikan dan berpartisipasi. Peserta yang semangat berpartisipasi akan membuat pemandu acara dan petugas-petugas event lainnya juga ikut bersemangat bekerja. Singkat cerita, event akan jadi lebih seru dan meriah. Lewat hal-hal yang digiserti.id tunjukan diatas untuk kamu. Harapannya adalah melalui hal tersebut. Kamu jadi bisa berusaha lebih banyak lagi agar peserta event tidak merasa kalau event yang diadakan jadi garing dan boring.

Sebagai pengingat ramah, check juga ya artikel-artikel lainnya dari digiserti.id dan dapatkan penawaran menarik untuk pesanan sertifikat event yang keren.