Cara Menghubungi Narasumber Webinar Agar Cepat Dibalas
Narasumber merupakan unsur yang sangat penting dalam webinar. Melalui narasumber, kita bisa mendapatkan banyak ilmu yang bermanfaat dalam karir maupun kehidupan sehari-hari. Namun, bagaimana cara menghubungi narasumber webinar agar mendapat respon yang baik? Yuk simak tips berikut!
Cari Tahu Tentang Latar Belakang Narasumber
Kenali siapa narasumbermu | pexels.com (Anastasia Shuraeva)
Mengetahui latar belakang narasumber merupakan hal yang penting. Hal ini berkaitan dengan relevansi keahlian narasumber dengan materi yang akan disampaikan dalam webinar. Jangan sampai undangan kamu ditolak karena tidak mengenal pemateri dengan baik.
Melalui pemahaman akan narasumber, kamu juga mungkin menemukan cara yang lebih baik untuk menghubungi mereka. Peluangmu untuk mendapatkan respon yang baik pun meningkat.
Misalnya, jika kamu ingin menghubungi pembicara yang berasal dari instansi tertentu, kamu bisa mencari informasi melalui website terlebih dahulu. Beberapa instansi memberikan informasi mengenai cara atau prosedur yang diberikan untuk menghubungi narasumber.
Lain halnya jika kamu ingin menghubungi influencer untuk menjadi pemateri acaramu. Kamu bisa menghubungi manajemen, assisten, atau manajer karena biasanya melalui merekalah komunikasi terjalin.
Menghubungi Narasumber dengan Sopan
Gunakan kata-kata yang sopan saat menghubungi narasumber | pexels.com (Andrea Piacquadio)
Layaknya menghubungi dosen atau atasan di tempat kerja, menghubungi narasumber webinar juga harus menggunakan etika. Gunakan kata-kata yang sopan dan waktu yang tepat.
Usahakan untuk menghubungi narasumber jauh-jauh hari, atau paling lambat satu minggu sebelum acara. Hal ini bisa menguntungkanmu karena pemateri bisa meluangkan waktu atau mengatur jadwalnya. Jangan lupa untuk menghubungi saat jam kerja dan bukan di akhir pekan.
Mulailah dengan perkenalan diri. Ini merupakan hal yang penting namun kadang terlupakan. Setelah itu sampaikan tujuan dan garis besar acara yang akan dilaksanakan.
Kamu juga harus menyampaikan materi apa yang kamu harap akan mereka sampaikan. Dengan demikian pemateri bisa menilai kesesuaian materi dengan keahlian yang mereka miliki.
Berikan Undangan dan Proposal Acara
Kirimkan undangan resmi | pexels.com (John-Mark Smith)
Undangan dan proposal akan memberikan kesan professional pada penyelenggara dan acara yang dibuat. Melalui proposal, pemateri juga bisa mendapakan insight yang lebih luas tentang acara yang kamu buat. Jadi pastikan proposalmu baik dan lengkap ya!
Tema, tanggal, dan waktu acara harus tertulis dengan jelas. Pemateri juga sebaiknya mengetahui berapa lama waktu yang disediakan bagi mereka untuk menyampaikan materi. Dengan demikian narasumber bisa menyiapkan materi sesuai dengan waktu yang diberikan.
Selalu Siapkan Rencana Cadangan
Siapkan rencana cadangan | pixabay.com (jburson)
Narasumber biasanya memiliki pekerjaan atau kesibukan yang cukup menyita waktu. Oleh karena itu terkadang mereka bisa menolak menjadi pembicara atau membatalkan kesanggupan karena hal-hal tertentu. Disinilah pentingnya rencana cadangan.
Kamu harus menyiapkan list pembicara yang sekiranya sesuai dengan tema atau pembahasan yang akan diusung. Dengan demikian, kamu tidak akan kebingungan jika pemateri yang kamu hubungi tidak bisa menjadi narasumber.
Namun, meskipun narasumber merupakan hal yang penting, jangan lupa untuk memperhatikan unsur acara yang lain ya. Rencanakan acara dengan seksama agar bisa dilaksanakan dengan baik dan tanpa hambatan yang berarti.
